Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026
Dit privacybeleid legt uit hoe Innovolabs B.V. (“wij”) persoonsgegevens verwerkt in verband met de Motivox-marketingwebsite (www.motivox.nl) en het Motivox SaaS-product (app.motivox.nl). De verwerkersovereenkomst (DPA) die tussen ons en elke garage geldt, maakt deel uit van onze algemene voorwaarden, artikel 7.
1. Verantwoordelijke
Innovolabs B.V.
Edelherthof 16, 4105 VP Culemborg
Kamer van Koophandel (KvK): 97588911
BTW-identificatienummer: NL868124047B01
E-mail: hello@innovolabs.nl
2. Rollen: website vs SaaS
- Website & commerciële relatie: Innovolabs B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor contactverzoeken, voorkeuren op de marketingsite, en account-, abonnements- en productupdate-gegevens die nodig zijn om Motivox aan jouw garage te leveren.
- Klantgegevens van de zaak in Motivox: Wanneer een garage (tenant) persoonsgegevens van eigen klanten, voertuigen, jobs en facturen in Motivox opslaat, is die garage de verwerkingsverantwoordelijke. Innovolabs B.V. treedt op als verwerker voor die tenant-data, onder de DPA in onze voorwaarden. Elke zaak ziet alleen eigen data (tenant-isolatie).
Ben je klant van een garage die Motivox gebruikt? Dan is die garage je eerste aanspreekpunt voor vragen over jouw gegevens (zie artikel 9).
3. Categorieën gegevens
Afhankelijk van hoe je Motivox en deze website gebruikt, kunnen wij verwerken:
- Contactformulier / e-mail: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, berichtinhoud
- Account & abonnement: registratiegegevens, rollen (kantoor / monteur), inloggegevens, proef- en facturatiestatus, Stripe-klant- en abonnementsidentificatoren
- Bewijs van akkoord: de versie van de voorwaarden en het privacybeleid die je hebt geaccepteerd, het tijdstip en het IP-adres waarmee je accepteerde
- Support: tickets en gerelateerde correspondentie
- Productupdates: je naam, e-mailadres, taal en rol, gebruikt om product- en dienstupdates te sturen (zie artikel 5)
- Productgebruik (SaaS): operationele logs die nodig zijn om de dienst te laten draaien en te beveiligen (bijv. activiteitenlog die jouw zaak genereert)
- Zakelijke inhoud van de tenant (als verwerker): klant- en voertuigdossiers, keuringen, offertes, werkbonnen, uren, onderdelen, facturen, portaal-tokens en eenmalige inlogcodes, optionele betaal- en boekhoudkoppelingen die de zaak configureert
- Handtekeningbewijs (als verwerker, voor de garage): wanneer een klant in het klantportaal een offerte goedkeurt, leggen wij de toestemming, het tijdstip, het IP-adres, browsergegevens (user agent) en de goedgekeurde pdf vast als bewijs voor de garage
- Websitevoorkeuren: thema-voorkeur in de browser (
localStorage), niet voor advertentieprofielen - Serverlogs van de website: technische gegevens zoals IP-adres en tijdstip van het verzoek, verwerkt door Vercel, de hostingpartij van deze website, om de site te leveren en te beveiligen
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij passen geen profilering toe en nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen over jou.
4. Doelen en grondslagen
| Doel | Voorbeelden | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
| Vragen beantwoorden | Contactformulier, e-mail | Gerechtvaardigd belang / precontractuele stappen |
| SaaS leveren | Accounts, portalen, hosting, back-ups, eenmalige inlogcodes | Overeenkomst |
| Facturatie | Stripe-abonnement, BTW-facturen voor Motivox-kosten | Overeenkomst / wettelijke verplichting |
| Bewijs van akkoord | Versie en IP-adres bij het accepteren van de voorwaarden | Gerechtvaardigd belang (bewijzen wat is afgesproken) |
| Beveiliging & misbruikpreventie | Toegangscontrole, MFA, malwarescan van uploads, audit trails | Gerechtvaardigd belang / overeenkomst |
| Product- en dienstupdates | E-mails over nieuwe functies en wijzigingen in Motivox aan bestaande accounthouders | Gerechtvaardigd belang; Telecommunicatiewet art. 11.7 (bestaande klanten) |
| Beperkte productverbetering | Defecten verhelpen, betrouwbaarheid | Gerechtvaardigd belang |
| Wettelijke naleving | Administratie, rechtmatige verzoeken | Wettelijke verplichting |
Het verstrekken van de gegevens die nodig zijn voor een account en facturatie is noodzakelijk om Motivox te gebruiken. Waar wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, kun je bezwaar maken (artikel 9). Waar wij (indien ooit) toestemming vragen voor een specifiek optioneel gebruik, kun je die intrekken zonder dat eerdere rechtmatige verwerking wordt aangetast.
5. Ontvangers en verwerkers
Wij gebruiken dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken:
| Aanbieder | Doel | Locatie / opmerkingen |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de Motivox-applicatie, database en bestanden | Datacenters in Falkenstein en Neurenberg, Duitsland (EU) |
| SiteGround | E-mailbezorging (SMTP) voor account-, facturatie- en productmails | Verwerkt e-mailadressen van ontvangers en berichtinhoud |
| Stripe | Motivox-abonnementsfacturatie (Innovolabs → garage), inclusief Stripe Tax | Verwerker voor ons en zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor eigen betalings-, fraudepreventie- en wettelijke verplichtingen; kan gegevens buiten de EER verwerken |
| Vercel Inc. | Hosting en levering van de marketingwebsite | Verwerkt technische verzoekgegevens zoals IP-adres; een Amerikaans bedrijf, dus gegevens kunnen buiten de EER worden verwerkt |
Optionele tools die jouw zaak koppelt (Mollie, Tikkie, Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, RDW-opzoekingen) verwerken gegevens onder de eigen configuratie van de zaak en de voorwaarden van die aanbieder; het zijn niet onze subverwerkers.
Productupdates. Wij sturen product- en dienstupdates alleen aan bestaande accounthouders (garagemedewerkers), nooit aan eindklanten. Elke updatemail vermeldt waarom je hem ontvangt en bevat een afmeldlink; je kunt updates ook op elk moment uitzetten in je profielinstellingen. E-mails die noodzakelijk zijn voor de dienst (accountbevestiging, wachtwoordreset, facturatie) worden door die keuze niet geraakt. Wij bewaren een verzendlog gedurende 365 dagen om bezorging aan te tonen en afmeldingen te respecteren.
Wij delen gegevens alleen wanneer nodig voor bovenstaande doelen, of wanneer de wet dat verplicht.
6. Internationale doorgifte
Motivox wordt gehost in Duitsland. Sommige van onze aanbieders (zoals Stripe en Vercel) kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Waar dat gebeurt, vertrouwen wij op een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals EU-modelcontractbepalingen, zoals de AVG vereist.
7. Bewaartermijnen
- Contactberichten: tot 12 maanden nadat je verzoek is afgehandeld, tenzij een langere termijn nodig is (bijv. lopend gesprek of claim).
- SaaS-accounts: gedurende het abonnement. Wanneer een garage-eigenaar het garage-account verwijdert, geldt een bedenktermijn van 14 dagen voordat de data wordt verwijderd.
- Facturatiegegevens: 7 jaar, zoals de Nederlandse fiscale administratieplicht vereist.
- Bewijs van akkoord: zolang het account bestaat en 5 jaar daarna, voor geschillenafhandeling.
- Verzendlog productupdates: 365 dagen.
- Zakelijke tenant-data: zolang het garage-account actief is, onderworpen aan de eigen bewaartermijn-instelling van de zaak en onze verwerkersinstructies. Na beëindiging verwijderen of anonimiseren wij die data zoals beschreven in de DPA, tenzij de wet langere bewaring eist. Facturen kan de garage om fiscale redenen blijven bewaren, ook wanneer persoonlijke contactgegevens zijn geanonimiseerd.
- Back-ups: verwijderde data verdwijnt uit back-ups in de normale back-uprotatie.
8. Beveiliging
Wij treffen organisatorische en technische maatregelen die passen bij een multi-tenant SaaS-product, waaronder authenticatie en optionele multi-factor-authenticatie, rolscheiding, versleuteling tijdens transport, tenant-isolatie van data, malwarescan van uploads en hosting in de EU. Geen enkele methode van verzenden of opslaan is volledig veilig; gebruik sterke wachtwoorden en schakel MFA in voor medewerkersaccounts.
9. Jouw rechten
Onder de AVG kun je recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit, en om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Voor verzoeken over de website / het Innovolabs-account: gebruik het contactformulier of hello@innovolabs.nl. Wij reageren binnen een maand.
- Voor gegevens die jouw garage over haar klanten in Motivox houdt: neem eerst contact op met die garage. De garage kan klantgegevens in Motivox exporteren of anonimiseren. Benader je ons rechtstreeks, dan sturen wij je verzoek door naar de garage.
10. Cookies en lokale opslag
Motivox gebruikt alleen cookies en browseropslag die nodig zijn om de dienst te laten werken of om je instellingen te onthouden. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en geen analyses die je over websites heen volgen. Daarom tonen we geen cookiebanner.
Deze website gebruikt localStorage alleen om je licht/donker-themavoorkeur te onthouden. Dat is strikt functioneel.
De Motivox-applicatie gebruikt het volgende:
| Naam | Type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
GarageApp.Auth | Cookie, noodzakelijk | Houdt medewerkers ingelogd | Sessie / tot uitloggen of verlopen |
GarageApp.Customer | Cookie, noodzakelijk | Houdt klanten ingelogd in het klantenportaal | Sessie / tot uitloggen of verlopen |
GarageApp.AntiXsrf | Cookie, noodzakelijk | Beschermt formulieren tegen cross-site request forgery | Sessie |
gm_mode | Cookie, functioneel | Onthoudt je gekozen werkmodus | 1 jaar |
.AspNetCore.Culture | Cookie, functioneel | Onthoudt je taal | 1 jaar |
gm_signed_in | Cookie, functioneel | Laat deze website "Open app" tonen in plaats van "Inloggen" wanneer je bent ingelogd. Bevat alleen een tijdstempel, geen persoonsgegevens | Maximaal 8 uur, verwijderd bij uitloggen |
garageapp.themePreference | Lokale opslag, functioneel | Onthoudt licht/donker thema | Tot je het wist |
| Menu- en rondleidingstatus | Lokale opslag, functioneel | Onthoudt of het zijmenu open staat en of je de eerste rondleiding hebt afgerond | Tot je het wist |
Betalingen. Wanneer je betaalt of een abonnement beheert, laadt onze betalingsprovider Stripe een script op onze pagina's en kan Stripe cookies plaatsen om fraude te voorkomen en betalingen veilig te verwerken. Deze zijn noodzakelijk voor de betaling. Zie het privacybeleid van Stripe voor details.
Lettertypen. Lettertypen worden vanaf onze eigen servers geladen. Er worden geen gegevens naar lettertype-aanbieders gestuurd.
Je kunt cookies en lokale opslag verwijderen of blokkeren in je browserinstellingen. Als je de noodzakelijke cookies blokkeert, kun je niet inloggen.
11. Minderjarigen
Motivox en deze website richten zich op bedrijven. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.
12. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid bijwerken wanneer onze praktijken of de wet wijzigen. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan verandert dan. Materiële wijzigingen communiceren wij ook via de website of per e-mail.
13. Contact
Innovolabs B.V., Edelherthof 16, 4105 VP Culemborg, KvK 97588911, hello@innovolabs.nl