Werkplaats software kiezen: checklist voor garages

De verkeerde keuze voelt pas na drie maanden: overtypen blijft, monteurs loggen niet in, klanten bellen nog steeds voor status. Gebruik deze checklist vóór je tekent, onafhankelijk van welk pakket je overweegt.

1. Is de jobketen echt end-to-end?

Goede garage software koppelt:

1. Klant en voertuig (kenteken, historie)
2. Keuring / intake op de vloer
3. Werkplan en klantgoedkeuring
4. Werkorder, planning en capaciteit
5. Uren, onderdelen, kleinmateriaal
6. Factuur en klantinzage

Als stap 3 en 6 in verschillende systemen leven, koop je geen “één systeem”, je koopt twee eilanden met een Excel-brug.

2. Drie rollen, één bron van waarheid

Vraag expliciet naar:

• Kantoor, klanten, offertes, planning, facturen
• Monteur, werkbon, keuring, uren (timer of handmatig), media bij de regel
• Klant, akkoord, slot ná goedkeuring, status, factuurdownload

Zonder monteur- of klantportaal blijft de balie het knelpunt. Motivox levert drie webportalen op één dataset, geen aparte native app.

3. Nederlandse praktijk

Check BTW-facturen, rollen (kantoor vs monteur), MFA, en of APK-/kentekenflows bij jullie proces passen. “Internationale” software die NL-facturatie half ondersteunt, kost later boekhoudtijd.

4. Data en multi-tenant

Elke zaak mag alleen eigen data zien. Een tweede vestiging mag geen “per ongeluk gedeelde” klantenlijst krijgen. Vraag hoe multi-tenant isolatie werkt, en wat een tweede shop betekent (eigen registratie vs shared tenant).

5. Adoptie op de vloer

Software die alleen op kantoor-PC’s werkt, faalt op de brug. Browser + tablet moet genoeg zijn. Test of een monteur in vijf minuten een keuring of urenregel afrondt.

6. Prijsmodel zonder verrassingen

• Wat zit in de basisprijs vs add-ons?
• Seats: kantoor én monteur meegeteld?
• Proefperiode zonder verplicht demogesprek?
• Maandelijks opzegbaar?

Motivox publiceert vaste bedragen: ZZP €35 / Garagebedrijf €80 excl. BTW, seats €4, 30 dagen proef. Details: prijzen en wat kost garage software.

7. Support en updates

E-mailsupport op werkdagen (NL/EN) en productupdates zonder aparte upgrade-fee voorkomen dat je over twee jaar “vast” zit op een oude versie.

Beslisregel

Kies het pakket dat overtypen elimineert tussen keuring, akkoord, vloer en factuur, niet het pakket met de langste featurelijst. Als Motivox die keten dekt voor jouw teamgrootte, start met de proefperiode of bekijk functies.

Verder lezen: Werkplaats software.