Werkplaats software kiezen: checklist voor garages

De verkeerde keuze voelt pas na drie maanden: overtypen blijft, monteurs loggen niet in, klanten bellen nog steeds voor status. Gebruik deze checklist vóór je tekent — onafhankelijk van welk pakket je overweegt.

1. Is de jobketen echt end-to-end?

Goede garage software koppelt:

1. Klant en voertuig (kenteken, historie)
2. Keuring / intake op de vloer
3. Werkplan en klantgoedkeuring
4. Werkorder, planning en capaciteit
5. Uren, onderdelen, kleinmateriaal
6. Factuur en klantinzage

Als stap 3 en 6 in verschillende systemen leven, koop je geen “één systeem” — je koopt twee eilanden met een Excel-brug.

2. Drie rollen, één bron van waarheid

Vraag expliciet naar:

• Kantoor — klanten, offertes, planning, facturen
• Monteur — werkbon, keuring, uren (timer of handmatig), media bij de regel
• Klant — akkoord, slot ná goedkeuring, status, factuurdownload

Zonder monteur- of klantportaal blijft de balie het knelpunt. Motivox levert drie webportalen op één dataset — geen aparte native app.

3. Nederlandse praktijk

Check BTW-facturen, rollen (kantoor vs monteur), MFA, en of APK-/kentekenflows bij jullie proces passen. “Internationale” software die NL-facturatie half ondersteunt, kost later boekhoudtijd.

4. Data en multi-tenant

Elke zaak mag alleen eigen data zien. Een tweede vestiging mag geen “per ongeluk gedeelde” klantenlijst krijgen. Vraag hoe multi-tenant isolatie werkt — en wat een tweede shop betekent (eigen registratie vs shared tenant).

5. Adoptie op de vloer

Software die alleen op kantoor-PC’s werkt, faalt op de brug. Browser + tablet moet genoeg zijn. Test of een monteur in vijf minuten een keuring of urenregel afrondt.

6. Prijsmodel zonder verrassingen

• Wat zit in de basisprijs vs add-ons?
• Seats: kantoor én monteur meegeteld?
• Proefperiode zonder verplicht demogesprek?
• Maandelijks opzegbaar?

Motivox publiceert vaste bedragen: ZZP €35 / Garagebedrijf €80 excl. BTW, seats €4, 30 dagen proef. Details: prijzen en wat kost garage software.

7. Support en updates

E-mailsupport op werkdagen (NL/EN) en productupdates zonder aparte upgrade-fee voorkomen dat je over twee jaar “vast” zit op een oude versie.

Beslisregel

Kies het pakket dat overtypen elimineert tussen keuring, akkoord, vloer en factuur — niet het pakket met de langste featurelijst. Als Motivox die keten dekt voor jouw teamgrootte, start met de proefperiode of bekijk functies.